خانه / دانشنامه / استانداردها و مستندات مدلسازی فرایندها

استانداردها و مستندات مدلسازی فرایندها

امروزه تعداد زیادی از تکنیک‌ها و استانداردهای مستندسازی و مدلسازی مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی از مزایای استفاده از روش‌های استاندارد به شرح زیر می‌باشد.

  • مجموعه‌ای از انواع علائم، زبانها و تکنیک‌هایی که درک و شناخت و ارتباطات را تسریع می‌کنند.
  • مدل‌های استاندارد، سبب ایجاد تعاریف همسان و مشترک برای شناسایی فرآیندها شده و زمینه ساده‌سازی عملیات طراحی، تجزیه و تحلیل اندازه‌گیری عملکرد فرآیند و نیز تسهیل امور استفاده مجدد از مدل را فراهم می‌آورند.
  • قواعد مدلسازی، قابلیتی جهت استفاده از ابزار مدلسازی بر اساس استانداردها و اشکال مدلسازی عمومی ایجاد می‌کند.
  • قواعد مدلسازی قابلیتی برای ایجاد استفاده مجدد از مدل‌های تهیه شده با ابزارهای مختلف ایجاد می‌کند.
  • برخی از فروشندگان BPM در حال استفاده از قواعد و استانداردهای مختلفی به منظور توسعه قابلیت تبدیل فرمت مستندات مدلسازی به زبانهای اجرایی هستند(به عنوان مثال می‌توان به تبدیل مدل‌های BPMN‌[۱] بهBPEL[2] اشاره نمود)

مستندسازی مدل فرآیندهای کسب و کار(BPMN)

مستندسازی مدل فرآیندهای کسب و کار یک استاندارد نسبتاً جدید برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. این استاندارد بر پایه یک کنسرسیوم مشترک مابین فروشندگان ابزار BPM و تعامل آنها با گروه مدیریت اشیاء[۳](که استانداردهای سیستم‌های اطلاعاتی را تهیه می‌کند)تشکیل شده است. آنگونه که ظاهر قضیه بیان می‌دارد، BPMN به عنوان بزرگترین و دارای بیشترین کاربرد در بخش مدلسازی فرآیندهای کسب و کار در صنعت پذیرفته شده است. این ابزار قابلیت مدلسازی کلیه مفروضات فرآیندهای کسب و کار را به صورت ساده، قوی و بر اساس نمادهای استاندارد دارا هستند. اطلاعات بیشتر در مورد BPMN را می‌توانید در آدرس www.BPMN.org پیدا کنید. در ادامه مثال‌هایی از نمودارهای گردش فرآیند که از مدل‌های مستندسازی BPMN استفاده می‌کنند، نمایش داده شده است.

  • نمودار گردش کار ساده

  • نمودار جریان گردش فرآیند با جزئیات بیشتر و پیچیده‌تر

  • نمودار Swim Lane برای نمایش سازمان انجام‌دهنده عملیات

  • نمودار هماهنگی[۴](استفاده از قابلیتpool و سایر اجزای BPMN و نیز از سیستم پیغام‌رسانی استفاده می‌کند.)

  • نمودار فرآیندهای کسب و کار در سطح کلان و پیچیده

  • نمودار فرآیندهای کسب و کار با طراحی جزئیات گردش عملیات

گردش کار/تهیه فلوچارت

تهیه فلوچارت یا گردش کار یک نمودار عمومی و بسیار ساده بر اساس نمادها و علائم استاندارد جهت تعیین فعالیت‌ها، تصمیم‌گیری و سایر اجزای  اصلی فرآیندهای سازمان است. تلاش‌های بسیار زیادی از طرف مدیریت کیفیت جامع به منظور پذیرش نمودارگردش کار جهت مدلسازی فرآیندهای سازمان، از سال ۱۹۵۰ الی ۱۹۷۰ صورت گرفته است. مستندات مربوط به نمودارگردش کار که بیشترین کاربرد را در مدلسازی فرآیندهای سازمان داشت توسط استاندارد ANSI در سال ۱۹۷۰ به منظور ثبت مستندات گردش سیستم‌ها مورد تأئید قرار گرفت. سایر مستندات نمودار گردش کار، شامل چندین علائم و نمودار مختلف به منظور مستندسازی گردش مواد و قطعات، نقش‌ها و فعالیت‌ها و یا جایگاه ماشین‌آلات و تجهیزات و نیز تجزیه و تحلیل ورودی‌ها و خروجی‌ها در مراکز توزیع و در صنایع مختلف مورد استفاده قرار گرفته است. انواع علائم زیر ممکن است که در یک نمودار گردش کار موجود باشد:

  • علائم شروع و اختتام که به اشکال مختلف مانند لوزی، بیضی، مستطیل با گوشه‌های مدور، که معمولاً عناوین شروع و پایان در آنها درج گردیده است و یا اینکه از عناوین دیگری مانند رخداد شروع‌کننده و یا اختتام فرآیند استفاده شده است به عنوان نمونه می‌توان به عناوینی مانند رخداد[۵] تحویل استعلام و یا رخداد دریافت محصول اشاره نمود.
  • بردارها یا خطوط ارتباط فعالیت‌ها که از یک علامت شروع و به علامت بعدی ختم می‌گردند، این بدان معنی است که کنترل از روی علائم قبلی پایان یافته و به سمت علائم بعدی رسیده است.
  • قدم‌های فرآیند که به صورت مستطیل نمایش داده می‌شوند.
  • ورودی‌ها و خروجی‌ها که به صورت متوازی‌الاضلاع نمایش داده می‌شوند.
  • تصمیم‌گیریها یا تعیین شرایط که به صورت لوزی نمایش داده می‌شوند. این بخش از نمودار عموماً از دو قسمت آری یا خیر، یا درست و غلط تشکیل شده است. این علامت معمولاً به صورت تکی است و علامت دیگری شبیه آن موجود نیست و دو بردار خروجی دارد که یکی از سمت راست و دیگری از سمت پایین علامت خارج می‌شود. یکی از بردارهای خروجی نشان‌دهنده رخداد آری یا درست و دیگری بیانگر پاسخ خیر یا حالت نادرست است. هر کدام از بردارها حتماً باید دارای عنوان باشند، یعنی معین گردد که به چه دلیل به عنوان خروجی تعیین شده‌اند. برای این علامت تصمیم‌گیری، بیش از دو خروجی نیز می‌توان تعیین نمود ولی این بستگی به برخی شرایط خاص دارد که یک تصمیم به بیش از دو حالت تقسیم‌بندی گردد. در این صورت به جای جوابهای آری یا خیر برای شرط مورد نظر، سایر جواب‌هایی که ممکن است بیش از دو حالت داشته باشند نمایش داده خواهند شد، مانند قرارداد مناقصه، اگر بیش از سه سطح قیمتی در مناقصات در نظر گرفته شوند، لذا درشرط مربوطه پرسیده خواهد شدکه خروجی مورد نظر در کدام حوزه قرار گرفته است و سپس بر اساس مسیر تعیین شده سایر فعالیتهای فرآیند مدلسازی می‌گردد.
  • تعدادی از سایر علائم نیز موجود هستند که کمتر در تهیه نمودارها کاربرد دارند.

نمودارهای گردش کار معمولاً دارای علائمی به عنوان متصل‌کننده هستند که به صورت دایره‌ای نمایش داده می‌شوند و جهت همگرا نمودن مسیرهای مختلف در فرآیند، مورد استفاده قرار می‌گیرند. دایره‌های مذکور تعدادی ورودی خواهند داشت که همه ورودی‌های مورد نظر را به یک خروجی تبدیل می‌کنند. این ابزار برای نمایش حلقه‌ها در فرآیندها مناسب به نظر می‌رسند. در نمودارهای BPMN از قابلیت‌های شرط جهت ایجاد حلقه و کامل نمودن آنها استفاده می‌گردد. این بدان معنی است که انواع رخدادهای ورودی مختلف می‌توانند از طریق یک شرط همگرا کننده وارد یک فعالیت شوند و یا اینکه یک فعالیت بر اساس شرایط مختلف انواع رخدادهای مورد نیاز سازمان را ایجاد کند. در نمودارهای EPC[6] از ابزار عملگر استفاده می‌کنند که به صورت دایره‌ای است که سه حالت مختلف دارد و تعیین می‌کند که رخدادهای ورودی به یک فعالیت به چه صورت می‌توانند به صورت همگرا وارد فرآیند شوند و یا اینکه از یک فرآیند چگونه می‌توان انواع رخدادهای ممکن را بر اساس شرایط مختلف ایجاد کرد. اتصال‌دهنده صفحات به منظور اتصال از یک فرآیند به جزئی دیگر از یک فرآیند در صفحه‌ای مجزا کاربرد دارد. به خاطر سپردن کلیه علائم و نیز کاربرد آنها جهت انجام امور طراحی منطقی[۷] بسیار ضروری به نظر می‌رسد. کلیه نمودارهای گردش فرآیند می‌بایستی از بالا به پائین و یا از چپ به راست گردش داشته باشند.

خط شناوری[۸]

نماد Swim Lane برای اولین بار در کتاب راملر و براچ[۹] معرفی گردید. سویم لاین یک نماد افزوده شده به نمودار گردش فرآیند می‌باشد که بیان می‌کند کدام واحد سازمانی در حال انجام چه فعالیتی است و چگونه فعالیت‌ها مابین واحدهای سازمانی مختلف گردش پیدا می‌کنند. این امر از طریق ترسیم خطوط عمودی یا افقی تحت عنوان سویم‌لاین یا خطوط شناوری میسر می‌شود که در آن واحد سازمانی انجام‌دهنده، نقش شخص انجام‌دهنده عملیات و نیز در برخی موارد واحد سازمانی خارجی انجام‌دهنده عملیات مشخص می‌گردد. این خطوط افقی شباهت زیادی به خطوطی که در رقابت‌های ورزشی ایجاد می‌شوند دارند. با قراردادن جریان فعالیتهای یک فرآیند در خلال این خطوط، تبادل اطلاعات مابین واحدهای سازمانی امری مشخص و درک آن ساده‌تر خواهد بود. یکی از فرضیات بسیار مهم در تجزیه و تحلیل فرآیندها توسط راملر- براچ تمرکز بر روی کاستن میزان تبادلات اطلاعات مابین واحدهای سازمانی مختلف در سازمان است.

نمودار زنجیره رخداد فرآیند[۱۰]

نمودار زنجیره رخداد فرآیند، به دلیل استفاده از رخدادها و نیز تعیین خروجی فعالیت‌ها، شباهت زیادی به نمودار فعالیت‌ها دارد. یک نمودار EPC یک نمایش تصویری از رخداد و عملیات مربوط به فرآیندهای سازمان است. در این نمودار انواع اتصال‌دهنده‌ها موجود هستند که به شما اجازه خواهند داد انواع فرآیندها به صورت‌های شرطی و یا موازی با فرآیند موجود را ایجاد نمایید. رخدادهای خروجی که از فعالیتهای یک فرآیند ایجاد می‌شوند، یک مدل فرآیندی با جزئیات دقیق ایجاد می‌کند. در این نمودار همچنین از عملگرهای مختلفAND  و OR‌ وXOR استفاده می‌شود. نقطه قوت این نمودار ساده‌سازی نمودار و درک راحت و تفهیم نمودار به سادگی است. این امر سبب شده است که نمودار EPC  به عنوان یک نمودار جامع پذیرفته شده و از طریق بسیاری از مراجع معتبر به منظور مدلسازی فرآیندهای سازمان مورد استفاده قرار ‌گیرد. نمودار رخداد فرآیند عمدتاً جهت انجام امور تحول فرآیند از طریق مکانیزاسیون و شبیه‌سازی فرآیند استفاده می‌شوند. روش EPC اولین بار توسط آقای پروفسور ویلهام اگوست شیِر[۱۱] در دانشگاه سارلندس[۱۲] در سال ۱۹۷۰ ارائه گردیده است. از این مدل در بسیاری از شرکت‌های جهان در انجام امور مدلسازی، طراحی، تجزیه و تحلیل و بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار در سازمان استفاده می‌شود. متأسفانه علائم و اجزای  مدلEPC به خوبی جهت تأمین نیازمندیهای مدلسازی فرآیندهای سازمان تعریف نشده‌اند که این امر خود سبب شده است که از یک ابزار به ابزار دیگر کاربردهای مختلفی از علائم صورت گیرد.

زنجیره ارزش[۱۳]

مستندسازی زنجیره ارزش جهت نمایش یک جریان پیوسته از سمت چپ به راست کاربرد دارد. مدل زنجیره ارزش مدلی است که در آن از زیرفرآیندهایی که مستقیماً جهت ایجاد ارزش برای مشتریان کاربرد دارند(مشتریان/تأمین‌کنندگان) استفاده می‌شود. این مدل معین می‌کند که هر فرآیند یا زنجیره‌ای از فرآیندها جهت جوابگوئی به چه مشتری‌ای کاربرد دارد و چه ارزش‌هایی جهت مشتریان سازمان ایجاد می‌کند. این مدل از طریق مایکل پورتر[۱۴] در زمانیکه بر روی استراتژی سازمان کار می‌کرد ارائه گردید و معمولاً در لایه‌بندی برنامه‌های سازمان کاربرد دارد. اسکور[۱۵] شرکتی که مدل‌های مرجع زنجیره تأمین را تعریف می‌کند از نمودار زنجیره ارزش برای تشریح سطوح کلان فرآیندهایی که پشتیبانی‌کننده مدیریت زنجیره تأمین هستند و نیز زیرفرآیندهای آنها است استفاده می‌کند. اخیراً مدلی تحت عنوان”مدل مرجع زنجیره ارزش[۱۶] ” به وسیله سایر گروههای مرجع ارائه گردیده است.

UML[17]

UML ابزاری است که از مجموعه‌ای بالغ بر ۹ تکنیک نمودارسازی و مستندسازی تشکیل شده است. UML برای تشریح نیازمندیهای سیستم‌های اطلاعاتی کاربرد دارد. در زمانیکه اصولاً بیشتر شرکت‌ها از UML جهت طراحی و تجزیه و تحلیل سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنند، برخی سازمانها به دنبال استفاده از نمودارهای UML جهت مدلسازی فرآیندهای کسب و کار در سازمان هستند. نگهداری و مدیریت UML برعهده گروه مدیریت اشیاء[۱۸] است. سایر اطلاعات اضافی در خصوص UML در وب سایت www.uml.org  قابل دستیابی است.

IDEF-O

IDEF-0 استاندارد پردازش اطلاعات فدرال[۱۹] است که توسط نیروی هوائی ایالات متحده آمریکا برای مستندسازی فرآیندهای تولیدی توسعه داده شده است. این ابزار یک روش مستندسازی و تکنیکی است که به عنوان بخشی از یک متدولوژی به منظور تعریف فرآیندهای کاری و سیستم‌های اطلاعاتی در محیط‌های تولیدی کاربرد دارد. این ابزار به صورت گسترده برای تهیه نمودار، در سالیان متمادی مورد استفاده قرار می‌گرفت و اکنون نیز جهت عموم قابل استفاده است.

LOVEM-E

LOVEM-E[20] یک تکنیک مدلسازی میباشدکه شامل مجموعه‌ای از مستندات است که به عنوان بخشی از متدولوژی مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار در شرکت IBM توسعه یافته است. آنچه که در مورد این تکنیک قابل ذکر و جالب است استفاده از علائم Swim Lane در نمودارهای گردش کار به عنوان یک مفهوم جهت نمایش مشتریان فرآیند و تعامل مابین اجزای درونی و بیرونی فرآیندها و نیز پشتیبانی سیستم‌های اطلاعاتی مورد استفاده است. BPMN‌ البته از همین مفاهیم پشتیبانی می‌کند.

SIPOC [21]

SIPOC ابزاری است که به منظور مدیریت امور تأمین‌کنندگان ورودی‌ها، فرآیندها، خروجی‌ها و مشتریان سازمان کاربرد دارد. این ابزار شبیه تکنیک‌هایی است که در روش SixSigma مورد استفاده قرار می‌گیرند. مستندات و یا استاندارد خاصی به جهت پشتیبانی از این تکنیک مدلسازی وجود ندارد و لذا از طریق ایجاد یک جدول مشخصات اجزای مدل می‌توان رضایت استفاده‌کنندگان از تکنیک را برآورده نمود.

پویایی سیستم‌ها[۲۲]

تکنیک پویایی سیستم، روشی است که بر خلاف سایر تکنیک‌های مدلسازی که بر پایه تعریف فعالیت به صورت یک گره یا نقطه اتصال تعریف شده است، بر پایه تعریف فعالیت به صورت بردار تعریف می‌گردد. این ابزار برخلاف سایر تکنیکها به منظور توسعه مدل‌هایی که دارای چرخه عمر پویا هستند، کاربرد دارد. اینگونه مدل‌ها بر روی کارایی عمومی سیستم‌های کسب و کار و اثرات تغییر متغیرهای کلیدی بر روی عملکرد کلی سیستم تمرکز دارند. این تکنیک بیشتر بر روی مدلسازی حوزه سازمان و تعیین پارامترهای مؤثر بر آن کاربرد دارد تا اینکه بخواهیم از طریق آن فعالیتهای جزء در لایه‌های زیرین سازمان را مدلسازی کنیم. مدل‌های پویایی سیستمها به جای استفاده از دیدگاههای استاتیک که وضعیت موجود سازمان را مدلسازی می‌کنند با استفاده از یک دیدگاه پویا رفتار سازمان را مدلسازی می‌نماید تا از طریق آن بتوان نسبت به تشریح معماری سازمان اقدام نمود. این امر تفاوت عمده این ابزار با سایر مدل‌های مورد استفاده است.

نگاشت جریان ارزش[۲۳]

نگاشت جریان ارزش یک تکنیک مدلسازی است که در تولید ناب[۲۴] کاربرد دارد. این تکنیک نباید با تکنیک مدلسازی زنجیره ارزش اشتباه شود، نگاشت جریان ارزش به منظور تشریح جریان و محیط فیزیکی مواد و قطعات و محصولات در یک محیط تولیدی کاربرد دارد. این تکنیک در شرکت تویوتا، که مرجع تکنیک‌های عمده مدلسازی از این نوع می‌باشد به عنوان نقشه جریان اطلاعات، مواد و قطعات شناسایی شده است.

 

[۱] Business Process Management & Notation

[۲] Business Process Excecution Language

[۳] OMG:Object Management Group

[۴] Collaboration Diagram

[۵] Event

[۶] EPC: Event driven Process Chain

[۷] Logical Design

[۸] Swimlanes

[۹] Rummler & Brache

[۱۰] EPC:Event driven Process Chain

[۱۱] Whilem August Scheer

[۱۲] Saarlands

[۱۳] Value chain

[۱۴] Michael Porter

[۱۵] SCOR:

[۱۶] VRM:Value chain Reference Model

[۱۷] UML:Unified Modeling Language

[۱۸] OMG: Object Management Group

[۱۹] FIPS:Federal Information Processing Standard

[۲۰] LOVEM-E:Line of Visibility Engineering Method-Enhanced

[۲۱] SIPOC:Supplier, Input,Process, Output and  Customer

[۲۲] System Dynamics

[۲۳] Value Stream Mapping

[۲۴] Lean Production

720

درباره هادی اکرمی، تحلیل گر کسب و کار