خانه / دانشنامه / کنترل و پایش فرایندهای کسب و کار

کنترل و پایش فرایندهای کسب و کار

نه تنها اندازه‌گیری یک فرآیند مهم است، بلکه مداومت در انداز‌ه‌گیری، پایش و کنترل فرآیند به منظور دسترسی به نتایج مطلوب امری مهم‌تر و به مراتب با ارزش‌تر است. در چنین شرایطی مدیریت عملکرد فرآیندها به عنوان پایه اصلی مدیریت عملکرد، بیشتر به یک سفر شبیه است و مقصد اصلی نیست. زمانی که در فرآیند سفارشات کلیه مستندات تکمیل شده و شاخص‌های اندازه‌گیری عملکرد فرآیند معین گردند و نیز داده‌ها گردآوری شده و مدیریت شوند، سازمان قادر خواهد بود عملیات پایش فرآیندها را به منظور انجام تغییرات که در نهایت بر روی سهم بازار محصولات سازمان مورد نظر اثر دارد، انجام دهد.

پایش و کنترل فرآیندها آن چیزی است که سبب می‌شود جایگاه متفاوتی برای فرآیندهای سازمان در بازار رقابتی ایجاد شود حتی زمانی که اهمیت و ضرورت فرآیندهای سازمان به اندازه کافی تشخیص داده نشده‌اند. همانگونه که کسب و کارها دچار تغییرات مختلف می‌شوند میزان عملکرد مطلوب فرآیندها نیز دچار تغییرات خواهند شد. فرآیندها می‌بایستی به منظور دستیابی به اهداف مطلوب، خود نسبت به ایجاد تغییرات در درون خود اقدام نمایند. بدیهی است این امر میسر نمی‌شوند مگر زمانی که فرآیند و عملکرد آن بر اساس میزان پاسخگویی به نیازمندیهای مشتریان سازمان، پایش و کنترل گردد.

همسویی فرآیندهای کسب و کار و عملکردسازمان[۱]

عملکرد سازمان و شاخص‌های اندازه‌گیری وابسته به بهترین عکس‌العمل جهت رضایت و تأمین نیازمندیهای مشتریان سازمان است. مثالی که در شکل ارائه شده در نوشته با عنوان اندازه گیری عملکرد فرایندهای کسب و کار در مورد آن توضیح داده شده است بر روی تکمیل درخواست مشتریان تأکید دارد ولی در کل مثال‌های مرتبط با معیارهای اندازه‌گیری عملکرد سازمان برگرفته از معیارهای زمان، هزینه، ظرفیت و زیرساخت کیفیت هستند که از جمله عبارتند از:

  • ابعاد زمان
    • عملکرد تحویل، تاریخ درخواست
    • زمان سیکل تکمیل درخواست
    • زمان سیکل تولید محصول
  • ابعاد کیفیت
    • متغیرهای مختلف راه‌اندازی محصول
    • دقت پیش‌بینی‌ها
  • ابعاد هزینه
    • هزینه فروش
    • هزینه تولید
    • هزینه لجستیک
    • موجودی روزهای تأمین
  • ابعاد ظرفیت
    • نرخ رشد مشتریان سازمان
    • سهم بازار و امثالهم

این‌ها نمونه‌های از شاخص‌های اندازه‌گیری عملکرد در سطح سازمان[۲] هستند که به فرآیندهای افقی(در طول افق سازمان)[۳] اختصاص یافته‌اند. مثال برخی از فرآیندهای افقی که محرک معیارهای اندازه‌گیری در سطح سازمان هستند عبارتند از:

  • از مرحله سفارش تا انجام امور مالی
  • از مرحله تدارکات تا مرحله پرداخت
  • از مرحله اقدام تا رسیدن به نتایج قابل حصول
  • از مرحله برنامه‌ریزی تا تکمیل اقدامات
  • از مرحله تولید تا توزیع

شایان ذکر است که فرآیندهای افقی در سازمان بر بیش از یک واحد سازمانی اثرگذار هستند. برای مثال برنامه‌ریزی تا تکمیل بر روی عملکرد تحویل و زمان سیکل سفارشات و تاریخ درخواست اثرگذار است. زمانی که انواع متدهای تحول سازمانی بکارگرفته می‌شوند تعیین اینکه هر کدام از این متدولوژیها(ناب، شش سیگما، طراحی مجدد/مهندسی مجدد فرآیندها و…….) چه سطحی از فرآیندهای سازمانی،(از فرآیندهای کلان تا فرآیندهای عملیاتی و فعالیتهای جزء در زیرفرآیندها) را بهبود می‌دهند امری بسیار مهم و ضروری است.

نکته قابل توجه اینکه  بسیاری از شرکت‌ها و سازمانهای مختلف وجود دارند که بر روی یک متد خاص مانند شش سیگما تمرکز می‌کنند ولی هنوز اقدام مناسبی در سطح سازمان جهت پیشبرد بهبود انجام نداده‌اند. تعداد بسیار زیادی از شرکت‌ها و سازمانها نیز هستند که به علت این طرز تفکر، در این دام گرفتار شده‌اند. درمیان مطالعات انجام شده توسط چارلز هلند مشاور شرکت کوالپرو مشخص شد که از میان ۵۸ شرکت بزرگ که عملیات شش‌سیگما در آنها انجام شده است، در حدود ۹۱% از دانشS&P 500 [4] استفاده کرده‌اند. منابع اطلاعاتی S&P 500 یک شرکت بازرگانی اطلاعاتی است که اطلاعات بهنگام قیمت۵۰۰ کالای اساسی در ایالات متحده آمریکا را به صورت بهنگام در اختیار کاربران خود قرار میدهند و این منبع اطلاعاتی به صورت مستقل بوده و با سایر منابع مانند داوجونس متفاوت است.

پس این امر به این معنی است که با وجود درک ضرورت اقدامات بهبود مانند شش‌سیگما در سازمان، ولی از سایر اقدامات و تلاشها جهت پیشبرد و موفقیت در سازمان استفاده شده است.نمودار زیر نقطه ارتباط فرآیندهای سازمان به معیارهای اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها را نمایش می‌دهد.

در حال حاضر لیست جامعی از معیارهای اندازه‌گیری که بتوانند فرآیندها را به عملکرد بنگاه متصل سازند وجود ندارد. هر چند مابین فرآیندهای افقی سازمان و شاخص‌های بنگاه بر مبنای تجربه بهبود فرآیندهای کسب و کار  در مدیریت فرآیندهای سازمان، به اندازه کافی ارتباطات معنی‌داری وجود دارند.

 

 

[۱] Enterprise Performance

[۲] Enterprise

[۳] Cross Functional Processes

[۴] Betsy Morris, Fortune senior writer,july 11 2006:Fortune Magazine-Standard & Poor 500- The S&P ۵۰۰, or the Standard & Poor ۵۰۰, is a stock market index based on the common stock prices of 500 top publicly traded American companies. It differs from other stock market indices like the Dow Jones Industrial Average and the Nasdaq Composite because it tracks a different number of stocks and weights the stocks differently

 

720

درباره هادی اکرمی، تحلیل گر کسب و کار